Assistenz Geschäftsführung Wasserkraft (m/w/d)

Darum geht es konkret

Als unverzichtbare Unterstützung der Geschäftsführung übernimmst du sämtliche administrativen Aufgaben und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Tagesgeschäft stets alles reibungslos läuft; im Detail bedeutet das:

• Du kümmerst dich um das E-Mail-Management, die Terminkoordination und die Planung von Geschäftsreisen für die Geschäftsführung – so schaffst du Klarheit und Verlässlichkeit im Arbeitsalltag und stehst dabei in engem und vertrauensvollem Austausch mit internen und externen Ansprechpartner:innen; dabei arbeitest du eng mit deiner Assistenzkollegin zusammen, auch in gegenseitiger Vertretung
• Du bereitest Termine vor und nach – von der Agenda bis zur Nachbereitung stellst du sicher, dass alle Beteiligten die relevanten Unterlagen vollständig und fristgerecht inklusive der notwendigen Freigaben erhalten; dazu gehört auch die zielgruppengerechte Erstellung von Präsentationen und Berichten
• Bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Workshops (z.B. Informationsveranstaltungen für die interne Belegschaft oder die Öffentlichkeit) wirkst du unterstützend mit und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Darüber hinaus kümmerst du dich um alles, was sonst noch anfällt: Verwaltung und Digitalisierung von (vertraulichen) Dokumenten und Verträgen, Bestellung von Büromaterial, Aktualisierung der Informationen über die LEW Wasserkraft im Intranet
• Nach deiner Einarbeitung hast du auch die Möglichkeit, über deine täglichen Aufgaben hinaus an strategischen Projekten mitzuwirken

Das wünschen wir uns

• Deine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung hast du erfolgreich abgeschlossen und bringst bereits Erfahrung als Assistenz (vorzugsweise im Bereich Geschäftsführung/Personal) oder im Office Management mit; bestenfalls hast du eine Weiterqualifizierung (z.B. im Bereich Office Management oder Assistenz) absolviert
• Du bist eine durch und durch vertrauenswürdige Person, die jederzeit höchste Diskretion wahrt und für die Datenschutz und Vertraulichkeit selbstverständlich sind
• Als echtes Organisationstalent verfügst du über ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative; auf dich kann man sich zu 100% verlassen und wenn es mal stressig zugeht, bleibst du ruhig und gelassen
• Mit deiner Kommunikationsstärke überzeugst du nicht nur durch ein offenes und empathisches Auftreten, sondern bist auch in der Lage, souverän und verbindlich Grenzen zu setzen
• Du bist es gewohnt, digital zu arbeiten und bringst umfangreiche Erfahrungen mit relevanten Tools und Anwendungen mit (MS Office, MS Teams, idealerweise SAP / SAP Concur) und integrierst KI sinnvoll in deinen Alltag
• Die Energiebranche ist für dich kein Buch mit sieben Siegeln, da dich insbesondere die Wasserkraft und deren Herausforderungen begeistern und du bestenfalls bereits Erfahrungen in diesem Umfeld gesammelt hast